Consejos Ley de organización de la oficina

La organización de un despacho de abogados es una gran manera para que los asistentes legales, secretarias y asistentes legales para colaborar con los agentes. En pequeñas oficinas de abogados, los abogados pueden incluso tener que organizarse. La mayoría de los despachos de abogados tienen un sistema de archivo centralizado, y los expedientes están desprotegidos a los abogados sólo cuando sea necesario para el trabajo de casos. Debido a que los abogados pasan su tiempo en reuniones con clientes, asistir a los procedimientos judiciales, tomar declaraciones y realizar otro trabajo del caso, que dependen de la organización de la oficina para encontrar documentos cuando sea necesario.

Cada abogado en el bufete de abogados necesita un sistema para el seguimiento de la información relacionada con los casos posibles. Jim Wirken, abogado de procedimientos civiles y presidente de la junta del grupo de la ley Wirken en Kansas City, recomienda el uso de un formulario llamado Informe prospectivo nueva materia. Esta forma estándar ayuda a un abogado seguimiento de la información de un cliente potencial, tomar notas sobre las conversaciones con respecto a la materia y el tiempo gastado registro consultar sobre el asunto. Si un expediente se abre después, un abogado o persona de apoyo puede utilizar este formulario para crear un archivo de papel y un nuevo archivo de base de datos en un sistema de gestión de casos.

organización de archivos es la clave para la organización de un despacho de abogados. Este proceso es importante para la organización de los expedientes y de la organización de los registros contables. organización de archivos también ayuda a un despacho de abogados percepciones del cliente acera de las malas prácticas y facilitar la retención de clientes. Para los archivos de papel, un despacho de abogados debe desarrollar un sistema para la organización de cada carpeta de archivos. Por ejemplo, en cada sección de un archivo, el mismo tipo de documentos debe ser colocado en todo momento. En cada sección, los documentos podrían necesitar pestañas de colores (con números o fechas) para indicar donde cada documento comienza y termina. Los trabajos deberán ser presentadas en orden cronológico, ya sea con el documento más reciente en la parte superior o en la parte posterior de cada sección.

Video: La clave del éxito: Planificar y Organizar

Un bufete de abogados puede desarrollar una guía carpeta de archivos y proporcionar a todos los empleados. Nuevos empleados de presentación pueden necesitar capacitación para comprender la guía de archivos. Abogados y personal de apoyo legal deben confiar en el personal presentación profesional para la mayoría de las tareas de presentación.

Video: procesos de organizacion de los archivos

Una organización también puede utilizar un sistema de base de datos de gestión de casos para realizar un seguimiento de caso y la información contable. Algunos sistemas de gestión de bases de datos incluyen la capacidad para unir faxes, documentos electrónicos y documentos escaneados a los expedientes en la base de datos electrónica. Algunos sistemas de bases de datos son especialmente útiles para las tareas no rutinarias, como comprobar si un abogado tiene un conflicto de intereses en la representación de un cliente (que podría dar lugar a una violación ética).

Los empleados y los abogados deben recibir capacitación en el uso de este sistema de gestión de base de datos para almacenar electrónicamente información. Un despacho de abogados puede desear limitar perfiles de usuarios que pueden insertar o eliminar registros para evitar la pérdida de información importante cliente.