¿Qué es un Sistema de Gestión de archivos?

Un sistema de gestión de archivos es cualquier sistema electrónico que organiza los registros en un formato lógico y fácilmente recuperable. sistemas de gestión de archivos utilizados para consistir en cajones y armarios llenos de papel, pero hoy en día la mayoría de los sistemas son administrados en equipos que utilizan un software especializado. Hay algunos estilos estándar y tipos de sistemas de gestión de archivos que tienen usos ligeramente diferentes.

La gestión de archivos una vez que significaba el mantenimiento de un sistema de archivos de papel en un orden lógico, a menudo en un archivador (o varios). Hoy en día, la gestión de archivos por lo general se refiere a un programa de software que organiza los archivos electrónicos de una manera similar, pero en un equipo en lugar de en un archivador. Las versiones más recientes de los sistemas de gestión de archivos se construyen en Internet lo que los archivos se pueden localizar desde cualquier lugar a través de la búsqueda en línea.

Un sistema de gestión de archivos ofrecerá generalmente carpetas en las que se almacenan los documentos individuales. sistemas operativos como Windows permiten a los usuarios crear y carpetas virtuales nombre para ayudar a organizar y localizar los registros electrónicos. Estas carpetas pueden tener subcarpetas dentro de ellos, y los sistemas muy grandes tienen varios niveles de subcarpetas. Todas estas subcarpetas por lo general abarcan desde un directorio raíz, que es a menudo el punto de partida para una búsqueda documento virtual. Los archivos individuales a menudo se nombran usando un acuerdo sobre un estilo de nomenclatura de archivos, lo que hace que los archivos más fácil de organizar y localizar de múltiples usuarios.

Hay diferentes tipos de sistemas de gestión de archivos, pero la mayoría de ellos utilizan bases de datos. Es decir, los documentos se almacenan en un programa de software o plataforma de intranet con una función de búsqueda que permite a los documentos que se encuentran. sistemas de gestión de archivos varían en sofisticación de almacenamiento y recuperación de documentos. sistemas de paquetes de bajo costo ofrecen la gestión de archivos básica, sistemas de nivel empresarial ofrecen una administración más avanzada ya sea sistemas en línea o sin conexión, y muy sofisticados, como Microsoft Sharepoint ofrecen opciones avanzadas de gestión de contenido.

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La función de un sistema de gestión de archivos es mantener registros organizados de una manera que los hace fácilmente recuperable. Idealmente, estos sistemas pueden ser utilizados por cualquier persona en una empresa que necesita acceder a los archivos. El sistema debe ser fácil de aprender y navegar, para que funcione como un activo y no frustrar a los usuarios. Los sistemas electrónicos de gestión de archivos también pueden representar la búsqueda de una oficina a ir sin papel.

Al crear un sistema de gestión de archivos, es importante tener en cuenta qué método funciona mejor organización para sus registros. Los archivos pueden ser organizados por categoría o propósito - por ejemplo, los registros personales podrían figurar las carpetas denominadas "cuentas de la casa", "cuentas" y "documentos de la hipoteca". Los registros electrónicos en el consultorio de un médico probablemente serían organizadas por el nombre del paciente. sistemas muy grandes de administración de archivos, como los de una universidad podrían organizarse usando un sistema numerado para diferenciar las distintas categorías de registros.