Cómo escribir una carta para solicitar Suministros

Las escuelas a menudo dependen de los suministros donados por miembros de la comunidad.
Las escuelas a menudo dependen de los suministros donados por miembros de la comunidad. (Imagen: Katy McDonnell / Digital Vision / Getty Images)

Sin fines de lucro, organizaciones dependen de las donaciones en especie, así como dinero en efectivo. Comprometer a los donantes potenciales en una carta que es profesional, pero hace una conexión personal con el destinatario. Destacar el buen trabajo de la organización y cómo se va a utilizar los suministros solicitados. Decirle al donante cómo hacer una contribución.

Hacer una conexión

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Explicar por qué su organización es importante para el donante potencial. Una escuela que necesita suministros para sus programas académicos extracurriculares o núcleo debe buscar donaciones de los padres y amigos de la escuela. En la carta, hacen hincapié en este enlace. Recordar a los padres que los que están en la escuela están comprometidos a proporcionar las mejores oportunidades educativas posibles para sus hijos. Si solicitando a las empresas locales, recordarles que la escuela es parte de la misma comunidad y una donación de suministros puedan demostrar que el negocio está comprometida con sus clientes y sus familias.

Promover el Trabajo

Declarar mandato de la organización y describir sus resultados. Un refugio de animales local podría incluir un párrafo que describe los programas de atención médica, vivienda y de adopción que proporciona. Los posibles donantes familiarizadas con la organización se beneficiarán de un recordatorio de por qué la caridad particular es digno de una donación de suministros. Incluir estadísticas, como el número de estudiantes que participan en programas específicos o el número de perros importaban sobre una base anual. Números dan el donante potencial de una idea de la escala y el éxito de una organización y proporcionar un mayor incentivo para dar suministros para ayudar con la causa.

Detallar la Solicitud

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Los suministros son elementos tangibles que debe cumplir un propósito específico. Al solicitar suministros, ayuda al donante para saber exactamente lo que necesita la organización y cómo se va a utilizar. Una escuela podría especificar que necesita pinceles para un programa de arte, batas para proteger la ropa del estudiante, o lápices de colores. Un rescate de animales podría pedir específicamente para ciertas marcas de alimentos, las toallas, camas para mascotas, correas y collares. Estado si acepta artículos usados ​​o desea que los donantes para dar nuevos suministros. Vincular la lista de nuevo a la misión de la organización afirmando, por ejemplo, que el programa de arte ayuda a los niños que necesitan cuidados después de la escuela o que las camas para mascotas permiten una experiencia de alojamiento más cómodo para mascotas sin hogar.

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Si la lista se centra en algunos artículos, incluirlo como una lista de puntos clave en el cuerpo de la carta. Si la lista es más larga, incluirlo como un archivo adjunto. Si se incluye un archivo adjunto, los destinatarios directos a los datos adjuntos con una frase como "Por favor revise nuestra lista de los artículos más necesarios que aparecen en la lista adjunta."

Estado del procedimiento de donación

Que el destinatario sepa cómo cumplir con su solicitud de suministros. La carta debe indicar claramente cómo hacer una donación, si la organización ofrece un servicio de recogida, cómo el donante puede programar que la pick-up y sus fechas y horarios establecidos. Si hay un lugar de retorno para los suministros, como la avenida de direcciones, las direcciones y los horarios en que los donantes pueden dejar suministros.

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Decirle al receptor carta de cuándo y cómo se emite recibos de donaciones, en su caso. Las organizaciones que proporcionan recibos deben incluir un número de identificación fiscal.

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