Cómo firmar un Documento Electrónico
La era digital, combinada con las tendencias favorables al medio ambiente en el hogar y en el trabajo, han llevado a cambios en la forma en función de las oficinas. Muchos están optando para el intercambio de documentos por correo electrónico o por medio de descargas de sitios web en lugar de enviar por fax o por correo ordinario. El envío de documentos por vía electrónica ayuda a reducir el desperdicio de papel y es más rápido que las máquinas de fax o correo regular. Los documentos electrónicos que requieren una firma todavía pueden ser firmados electrónicamente a través de varias opciones.
Contenido
Cosas que necesitará
- Ordenador con acceso a Internet y correo electrónico
- Escáner o cámara digital
Recibir el documento que requiera su firma. Lea el documento cuidadosamente antes de firmar cualquier cosa para asegurarse de que los términos son como se esperaba. Si hay discrepancias, póngase en contacto con el remitente para discutir y revisar.
Firmar un pedazo de papel en blanco y escriba claramente su nombre y título debajo de su firma. Escanear la firma y guardarlo en su computadora. Si usted no tiene acceso a un escáner, tomar una foto digital de la firma, por correo electrónico a ti mismo y guardarlo en su computadora. O bien, tomar el papel firmado a una tienda de copia y pida al secretario para escanear el documento para usted. Solicitar una copia digital de la firma escaneada, ya sea enviada por correo electrónico o copiado en una unidad de CD o flash. Guarde el archivo digital al ordenador.
Pegue el archivo guardado en la firma del documento donde se requiere su firma. Este método no funciona para todos los documento- algunos documentos no permiten pegar o insertar archivos digitales.
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Firmar el documento electrónico a través del servicio de envío. Algunas empresas envían los documentos electrónicos que requieren firmas a través de herramientas o sitios web como Docusign.com o Echosign.com software de firma electrónica. Si el remitente utiliza un servicio como este, las instrucciones para firmar el documento acompañará al documento electrónico. Por lo general, tiene que escribir su nombre y de acuerdo con los términos y condiciones del servicio a través de una casilla de verificación o alguna otra forma de reconocimiento.
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Iniciar sesión en el sitio web proporcionado por el remitente para enviar su firma. No todos los remitentes utilizan este método, pero si el remitente tiene la capacidad de recibir la firma electrónica a través de un sitio web, se puede iniciar sesión en ese sitio, escriba su nombre en el área apropiada y designar que su presentación es igual a su firma.
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Pida al remitente de un método preferido de recibir su firma si no se dan instrucciones.
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Imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo por correo electrónico al remitente cuando todo lo demás falla. Si no hay otra manera de firmar el documento, y el remitente necesita una copia firmada, este es el método a prueba de fallos cuando todas las demás opciones fracasan o no son posibles.
Consejos advertencias
- Guardar una copia del documento firmado para sus registros de la compañía. Si es posible, obtener una copia que tiene las firmas de todos los participantes, no sólo la suya.
- Nunca firme un documento sin leer y entender sus términos.