Cómo utilizar equipos de oficina

Por lo tanto, usted ha conseguido una posición de trabajo en una oficina, tal vez como un auxiliar administrativo o secretario. Ahora tiene que aprender la forma correcta de utilizar el equipo en su oficina, ya que su trabajo implicará el uso de computadoras, enviar faxes, hacer fotocopias y más. Con un manejo adecuado, el equipo en su oficina debe durar varios años y en realidad debería hacer su trabajo más fácil. Cuanto mejor se sabe cómo utilizar el equipo, mejor usted será capaz de hacer su trabajo.


El uso de la fotocopiadora

  • Lea el manual de instrucciones proporcionado por la fotocopiadora. Localice el interruptor y encender la máquina. Transcurrido el tiempo suficiente para que la máquina se caliente UP máquinas más antiguas pueden tomar más tiempo que los modelos más nuevos.

  • Levante la tapa y coloque el documento que desea copiar hacia abajo en el cristal. Tenga cuidado de posicionarlo properly- la mayoría de las fotocopiadoras tienen marcas que muestran dónde colocar los documentos. Baje la cubierta y, utilizando el panel de control, seleccione el número de copias que desea hacer. Empujar "Inicio" y la copia debe comenzar.

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    Utilice el alimentador automático en su copiadora para copiar documentos de varias páginas de longitud. Siguiendo la guía al lado de la alimentación, la posición de su pila de documentos documentos- muchos fotocopiadoras de alimentación automática de la cara hacia arriba. Ver si la fotocopiadora tiene opciones para cotejar y grapado sus documentos de forma automática - la mayoría de los modelos más nuevos hacerlo. Seleccionar estas opciones en la pantalla digital, pulse en "Inicio" y será fotocopiada su pila de documentos, cotejada y se grapa para usted.

Usando una máquina de fax

  • Lea las instrucciones del fabricante. Compruebe que la máquina de fax está conectado a una fuente de alimentación y un enchufe de teléfono antes de encenderlo. Obtener el número de fax del destino del fax que está enviando. De los documentos que está enviando el fin.

  • Llenar una hoja de portada para su conexión de fax este contendrá el nombre y número de fax del destinatario, el nombre de su jefe o de la oficina, el número de fax para su oficina, un corto mensaje al destinatario y el número de páginas, incluyendo la portada.

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    La posición de los documentos hacia arriba en la bandeja de alimentación. Marque el número de fax del destinatario. Pulse el botón "enviar` o `fax` para enviar el documento, dependiendo de la máquina que está utilizando.

  • Asegúrese de que hay un montón de tinta en el cartucho de tóner de la impresora y de que hay un montón de papel, por lo que puede recibir un fax sin problemas. Esperar a que suene el teléfono, pero no contesto IT esto indica un fax está llegando. Escuche los tonos de "apretón de manos" que le indican máquina de fax del remitente y su máquina de fax se están comunicando. Mire su impresión inicial máquina de fax y esperar hasta que todo el documento ha llegado a través.

  • Compruebe el número de páginas que ha recibido con el número indicado en la hoja de cubierta para asegurarse de todo el fax ha llegado a través. Póngase en contacto con el remitente para confirmar la recepción de este documento.

Consejos advertencias

  • Asegúrese de apagar todos los equipos de oficina al final de su jornada de trabajo, a menos que se le indique lo contrario.
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