Cómo mejorar tres vías de comunicación en el lugar de trabajo
La comunicación en el lugar de trabajo es una tarea difícil. Debe practicar ciertas formas de etiqueta durante el cumplimiento de las tareas a mano. Se vuelve aún más difícil cuando hay más de dos personas están involucradas en el proceso de comunicación. Sin embargo, siguiendo ciertos pasos, puede mejorar la comunicación de tres vías en el trabajo.
Contenido
Cosas que necesitará
- direcciones de correo electrónico de socios de negocios
- carpeta de archivos reservados para el almacenamiento de comunicaciones
Establecer parámetros para la comunicación. Asegúrese de que todas las partes involucradas saben que todas las formas de comunicación deben ser distribuidos a todos los involucrados en una tarea con el fin de mantener a todos en el bucle. La creación de los plazos para las respuestas también puede ayudar a simplificar el proceso de comunicación.
Ponga todo por escrito. La mejor manera de mantenerse al día con la comunicación entre las partes es para asegurarse de que tiene una copia escrita de lo que sucede. La forma más sencilla de lograr esto es utilizar el correo electrónico para la correspondencia, con cada parte se copia en todos los correos electrónicos. De esta manera, usted tiene una copia digital de todo lo que se comunica.
Toma nota. Si no puede comunicarse a través de correo electrónico debido a las preferencias de las personas implicadas o la necesidad de información inmediata, tomar notas sobre lo que dice en qué momento de la conversación. No es necesario transcribir cada palabra de la conversación, pero no toma minutos en la reunión y enviarlas por correo electrónico a todas las partes involucradas. Esto da a todos un registro claro de lo que se discutió y decidió, y le da un registro formal a caer de nuevo.
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Guardar todo. Almacenar todos sus correos electrónicos y notas para futura referencia en una carpeta especial en su ordenador. Al mantener un registro de esta información, usted tendrá acceso rápido y fácil a la conversación si usted o un compañero de trabajo necesita aclaración.
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Seguimiento - siempre. Si alguna parte de una correspondencia no está clara, no tenga miedo de hacer preguntas. Compartir sus preguntas con todas las partes implicadas, ya que podría ayudar a otras partes respondiendo a las preguntas que puedan tener, o estimular otras preguntas en el proceso, ayudando a todos a comprender mejor el tema en cuestión.
Consejos advertencias
- Mantener sus archivos incluso después de la necesaria comunicación ha terminado. Podrían ser útiles en otras interacciones del lugar de trabajo. Por otra parte, considerar ir sobre las comunicaciones después de que el hecho de reflexionar sobre lo que funcionó y lo que no lo hizo, lo que le permite aprender para futuras interacciones.
- Comprobar y volver a comprobar su correspondencia antes de hacer clic en "Enviar". Sin señales no verbales que acompañan a las palabras, sus correos electrónicos vienen sin contexto, y por lo tanto podrían ser mal interpretados fácilmente.