Cómo procesar el pago final de los empleados fallecidos a un beneficiario

Nadie quiere aprender acerca de la muerte de un empleado, pero cuando lo hace, tener un plan en lugar de cómo usted y su empresa va a tratarla. Este plan debe incluir una lista de formularios que necesita para enviar el beneficiario del empleado, la familia o el ejecutor, y los pasos que debe tomar antes y después de la emisión de cheque de pago final del empleado. Las leyes estatales tienden a seguir las directrices federales, pero consulte con su estado para asegurarse.


Al momento de la contratación

  • Incluir un formulario de Designación de los beneficiarios en los trámites de todos los empleados de nuevo ingreso. Al completar este formulario, un empleado hace saber quién debe recibir su cheque de pago final en caso de que muera mientras trabajaba allí. Recuerde a los empleados cada año para revisar la forma para asegurar su información está actualizada y se mantiene en línea con los deseos del empleado. Si su empleado no designa un beneficiario, puede emitir el cheque de pago final a un ejecutor o pariente más cercano, siempre que tengan la documentación necesaria, como una carta original del testamento o administración, una copia certificada del certificado de defunción y el aplicable W -9 formulario.

Después de enterarse de la muerte de un empleado

  • Después de enterarse de la muerte de un empleado, preparar y enviar un paquete de información a la familia y / o designación de beneficiario del empleado. Este paquete debe incluir información acerca de los beneficios, los formularios que deben completarse, sobres de devolución con franqueo pagado si es necesario, información de contacto e información acerca de los salarios debidos aún y cuando se les pagará. notificar inmediatamente al departamento de nómina de la muerte del empleado. Este departamento tendrá que congelar los salarios de los empleados y detener cualquier depósito directo en su lugar hasta que reciba la documentación necesaria, que incluye un certificado de defunción y un formulario W-9 para beneficiario o raíces. El departamento de nómina también debe calcular la cantidad del cheque de pago final, que debe incluir los salarios y otros tipos de pago, tales como el tiempo de vacaciones o tiempo de enfermedad devengados, de corresponder. Si utiliza un servicio de procesamiento de nómina, puede que tenga que darle una copia certificada del certificado de defunción del empleado antes de procesar cheque de pago final del empleado. Estos pasos son importantes ya que un banco puede congelar la cuenta bancaria del fallecido, lo que podría afectar la recepción del último cheque de pago.

El procesamiento del pago final

  • Video: Noticiero TelePais 07 de mayo 2013

    Si el empleado ha recibido pero aún no cobrado un cheque de pago, se debe suspender el pago de la cuenta y emitir un nuevo cheque por esa cantidad al beneficiario o raíces del empleado. Si el empleado se le debe un cheque de pago de las ganancias pendientes, emitirlo al beneficiario o raíces del empleado. Consulte las leyes estatales que rigen las condiciones especiales que deben cumplirse antes de emitir el cheque de pago final.

Informar sobre el Ingreso al IRS

  • Video: Capitalism: a Love Story 2009

    Por salarios adeudados y pagados durante el mismo año calendario como la muerte del empleado, debe incluir los salarios en el Formulario W-2 del empleado y también informar de la cantidad del cheque de pago final en el Formulario 1099-MISC en el nombre del beneficiario o ejecutor . Si los salarios se pagan a partir del año en el que muere el empleado, no emita un formulario W-2 en el nombre del empleado para el año en el que se emite el cheque de pago final. En su lugar, emitir el beneficiario o ejecutor de un Formulario 1099-MISC que incluye el importe del cheque de pago final. Puede obtener copias de estos formularios del IRS, que también puede ofrecer orientación adicional sobre la realización y emisión de estas formas.

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